Avem o nouă ediție a Digital Economy and Society Index (DESI) și la capitolul servicii publice digitale, România este pe ultimul loc în Uniunea Europeană, cu toți indicatorii mult sub media UE. Doar 16% dintre utilizatorii online români interacționează activ cu servicii de e-guvernare, în comparație cu media UE de 64%.

În ceea ce privește indicatorul pentru formularele precompletate în baza informațiilor deja cunoscute de autorități, România are un punctaj de zece ori mai mic decât media UE de 63.
La capitolul servicii publice digitale pentru cetățeni și pentru întreprinderi, România are un punctaj de 44 (media UE este 75) și respectiv 49 (media UE este 84).

Sub presiunea pandemiei, 2020 și 2021 promiteau enorm la capitolul digitalizare. Părea că în sfârșit s-a pus în mișcare întreg angrenajul de decizie, s-a creat cadrul instituțional și normativ și au fost identificate chiar și resursele financiare pentru adoptarea de tehnologii inovatoare în administrația publică. Dar în ciuda acestui context favorabil, am reușit cumva să transformăm vinul în apă și să regresăm la capitolul digitalizare. Mai mult am vorbit decât am făcut. DESI ne plasează (și) anul acesta pe locul 27 din 27.

Așteptări tot mai ridicate din partea cetățenilor

Într-o societate modernă, cetățenii își doresc o interacțiune fără bătăi de cap cu autoritatea publică, vor să obțină cât mai multe informații cu cât mai puțin efort și, cel mai important, fără prea multe drumuri. Autoritățile publice din România sunt încă departe de a oferi o asemenea experiență. Legislația complexă și în continuă schimbare, deficitul de resursă umană specializată, sistemele IT neperformante, toate contribuie la ineficiența administrației publice și la insatisfacția cetățenilor.

Mijloacele de comunicare cu instituțiile publice au rămas faxul, solicitările scrise, telefoanele fixe, foarte rar emailul, ceea ce face accesul la informații dificil, încet și scump. Cetățenii ar trebui să poată accesa informații, să plătească taxe și impozite sau să facă alte operațiuni fără intervenția funcționarilor din instituții. Dacă informațiile nu sunt disponibile ușor pe pagina web a instituției și cetățenii sunt nevoiți să sune, să facă o solicitare scrisă sau să se deplaseze la sediu doar pentru a afla o informație, acest lucru nu doar crește gradul de nemulțumire în raport cu serviciile publice, dar încarcă inutil activitatea funcționarilor publici.

Servicii publice digitale, flexibile și centrate pe cetățean

Dynamic DOX este o soluție de digitalizare pentru administrația publică care acoperă trei dimensiuni esențiale – procese de lucru interne, fluxuri de documente și servicii publice online. Portalul public face posibilă interacțiunea online a cetățenilor cu instituțiile publice. Cu ajutorul formularelor electronice pot completa și trimite online cereri pentru eliberarea de autorizații, certificate, avize, adeverințe și alte tipuri de documente oficiale. Totodată, cetățenii pot adresa sugestii, reclamații sau petiții către autoritățile publice. După soluționarea cererilor lor, cetățenii vor primi răspunsul și documentele solicitate pe email sau în contul de pe platformă. Totul fără a se deplasa la sediul instituției sau a fi limitați de programul cu publicul.

Un beneficiu important al portalului online de servicii publice Dynamic DOX este acela de a simplifica accesul la servicii publice întrucât le face disponibile imediat, non-stop și de oriunde, de acasă sau de la serviciu, indiferent de dispozitivul folosit, PC, laptop, telefon sau tabletă. Astfel, pe de o parte, portalul online economisește resursele cetățenilor (financiare, timp, informaționale, confort) și pe de alta, degrevează instituțiile publice de foarte mult efort în interacțiunea cu cetățenii. Corespondența este mult facilitată, iar timpul, resursele materiale și financiare pot fi folosite mai eficient, în alte activități care să aducă plus valoare pentru cetățeni.

Modulul de gestiune a proceselor interne din platforma Dynamic DOX ajută la eficientizarea activității prin digitalizarea și automatizarea sarcinilor operaționale cum sunt inițierea și aprobarea cererilor, informări privind starea lor, raportarea, auditul sau accesarea diferitelor informații stocate. Întârzierile din procesele operative sunt reduse, timpii de răspuns la solicitări sunt optimizați și gestionarea greoaie a documentelor și datelor provenite de la cetățeni și agenții economici este înlocuită cu procese digitale structurate și transparente. Astfel este consolidată capacitatea administrativă a instituției și crește calitatea serviciilor oferite cetățenilor.

Avantajul semnificativ al Dynamic DOX este tocmai această standardizare a proceselor interne și creșterea eficienței. Datele și informațiile existente în sistem sunt folosite inteligent, iar procesele care anterior se desfășurau necoordonat sunt optimizate și unificate astfel încât să aducă împreună toate departamentele implicate și să ajute la un randament mai bun în rezolvarea sarcinilor de lucru.

Dynamic DOX este o soluție low code, ceea ce înseamnă că utilizatorii o pot configura foarte ușor și fără cunoștințe tehnice. Pot fi create sau modificate rapid fluxuri de lucru sau formulare de la cele mai simple până la cele mai complexe, fără programare și fără a apela la suport tehnic extern, totul cu numai câteva clicuri. Pentru configurarea platformei utilizatorul are la dispoziție un set de instrumente de lucru intuitive, tehnici drag & drop, elemente predefinite, șabloane de documente tip Word, care oferă autonomie completă utilizatorului. Economiile de timp și de bani sunt evidente, întrucât nu mai depinzi de o echipă tehnică de dezvoltatori software.

Dynamic DOX nu necesită instalare sau echipamente tehnice cu cerințe speciale. Soluția permite atât implementarea în cloud, cât și on premise. Varianta cloud vine cu o serie de avantaje în materie de securitate a datelor și mobilitate, platforma putând fi accesată de pe orice dispozitiv și ajută la o reducere semnificativă a costurilor de hardware și software. Pentru scenariile complexe în care o astfel de cerință este importantă, platforma permite și instalarea on premise.

Dacă ne uităm la vecinii noștri din Danemarca, Suedia, Țările de Jos sau Germania, nu există dubii că viitorul serviciilor publice este digital. Cu toate acestea, când vine vorba despre tehnologie, avem tot felul de prejudecăți. Că este complicat de înțeles și de folosit, că este scumpă, că ne fură joburile. În schimb, ar trebui să ne raportăm la digitalizare ca fiind esențială, așa cum sunt mecanizarea, electricitatea și internetul. Folosită cum trebuie, tehnologia creează valoare adăugată în societate și în mediul de afaceri, iar pe termen lung ne ajută să construim o societate mai sănătoasă, mai ecologică și mai prosperă.

***

Dynamic DOX® este un produs românesc dezvoltat de Essensys Software. Essensys este un furnizor premium de soluții software și servicii end-to-end cu o experiență de peste 17 ani, atât pe piața internă, cât și la nivel internațional. Pe lângă web, cloud și mobile, portofoliul companiei include și servicii GIS. O îmbinare strategică de competențe tehnice care ne oferă o poziție privilegiată în piață, fiind printre puținii furnizori de software care pot oferi soluții integrate ce cuprind aplicații mobile, cloud și GIS.