Estonia este cunoscută drept un fenomen în ceea ce privește digitalizarea. Pe website-ul Comisiei Europene se menționează că este „probabil singura țară din lume unde 99% dintre serviciile publice sunt disponibile online 24/7. servicii electronice nu sunt posibile doar pentru căsătorii, divorțuri și tranzacțiile imobiliare – pentru acestea ”trebuie să ieși din casă”.
A fost prima țară care a introdus votul electronic, în 2005, iar la alegerile din 2014 circa 32% dintre cetățeni au votat online. În total, nivelul record în ceea ce privește transparența și digitalizarea țării economisește în jur de 800 de ore de muncă anual.
Cum a ajuns aici? Margus Noormaa (foto), directorul general al Autorității pentru Sisteme Informatice din Estonia a răspuns întrebărilor CursDeGuvernare.ro privind pașii pe care i-a parcurs administrația publică, metodele și procesele adoptate, reacția funcționarilor și cetățenilor, și, nu în ultimul rând, costurile digitalizării.
Ideile cheie, ce se regăsesc în întregul interviu, se referă la:
- Interoperabilitatea bazelor de date
- Semnătura electronică – și nu orice fel, ci de tip certificat la nivel UE
- Cardul de identitate electronică
- Principiul economisirii fondurilor publice – ca scop al modernizării administrației
- Educarea și informarea funcționarilor și a cetățenilor pe termen lung.
CursDeGuvernare:
Estonia a început transformarea digitală a serviciilor publice și a întregii societăți cu 18 ani în urmă. Care au fost cele 2-3 măsuri cruciale adoptate la început, pentru a demara digitalizarea, care au avut impact relevant?
Margus Noormaa:
Crearea e-Estonia, digitalizarea, nu a fost un sistem implemetat peste noapte și nu a avut o lansare spectaculoasă. De fapt, a fost o strategie guvernamentală întinsă pe zeci de ani care a condus la o societate digitală funcțională.
Iată cele 3 măsuri principale:
1. Soluție de interoperabilitate pentru schimb automat de date: X-Road. Platforma X-Road a fost creată la finalul anilor 90, la pragul mileniului. Motivația a fost demografică și economică – nu aveam suficienți oameni pentru a lucra cu cetățenii și, de asemenea, nu aveam suficiente fonduri pentru un sistem sofisticat centralizat. Soluția a fost să păstrăm toate sistemele, responsabilitățile (etc) așa cum erau și să construim o platformă de interoperabilitate care să facă posibilă interconectarea sistemelor cu diferite platforme și limbaje – practic, un protocol de schimb automat al datelor. A durat câțiva ani pentru a interconecta toate registrele importante.
2. Cardul național de identitate cu identificare electronică și facilități de semnătură electronică. Viața digitală a cetățenilor a început practic după lansarea cardului electronic, ce conține un cip de identificare electronică – eID. Cardul a fost lansat în 2002. La început, erau câteva servicii disponibile online – în principal de e-banking și pentru taxe. Dar după trei ani, când deja multe registre erau interconectate datorită platformei X-Road, noile servicii electronice au început să se dezvolte. Un prag major a fost anul 2007. În acea perioadă a avut loc o creștere uriașă atât a serviciilor cât și a utilizării cardului e-ID pentru a accesa aceste servicii.
3. Actualizarea cadrului legislativ pentru acceptarea tranzacțiilor electronice, a documentelor în formă electronica și pentru a conferi semnăturii digitale aceeași putere legală precum cea a semnăturii de mână.
CursDeGuvernare.ro:
Care sunt pașii principali pentru digitalizarea administrației publice?
Margus Noormaa:
Automatizarea proceselor existente și crearea unor website-uri „self-service” pe care rezidenții să le poata utiliza în loc de a se deplasa fizic la instituții. Desigur, trebuie să existe voință pentru a impulsiona automatizarea.
CursDeGuvernare.ro:
Au existat anumte măsuri sau anumiți pași care, după implementare, au generat eventual probleme pe care, poate, nu le-ați anticipat? Vă rugăm să ne descrieți unele exemple.
Margus Noormaa:
La început, instituțiile publice nu erau foarte încântate să aplice partajarea de date și principiul „once only” (o singură interacțiune cu instituțiile, pentru un document – n.r.).
Guvernul Estonian a aplicat niște măsuri „soft” pentru a impune instituțiilor să implementeze platforma de schimb de date X-Road. Măsurile au implicat fonduri pentru proiectele IT noi, sau reînnoite, dar pentru a primi finanțare, cerințele pentru aceste proiecte trebuia să includă integrarea cu platforma X-Road.
(Video: explicații despre platforma de interconectare a bazelor de date – X-Road)
CursDeGuvernare.ro: Ce s-a întâmplat cu funcționarii publici în acest proces? Au fost reticenți? Și-au pierdut locurile de muncă? Ce soluții a găsit Estonia la această problemă?
Margus Noormaa:
Într-adevăr, numărul funcționarilor din sectorul public a fost redus dramatic în ultimii 20 de ani. Dar acesta a fost scopul, de a economisi banii din zona de administrație publică și de a crește bugetul public în alte zone precum sănătate, educație etc. Oamenii nu au fost concediați dintr-o data, a existat un proces lung, de peste zece ani, și predictibil, de reforme, pentru modernizarea administrației publice.
Nu au existat probleme majore la nivel național. Este mai mult o problemă locală, precum atunci când un antreprenor local își închide afacerea. De asemenea, această scădere a numărului de funcționari publici este parte a unui plan pe termen lung, așa că vestea nu i-a lovit peste noapte și, de regulă, oamenii știu despre aceste reforme în avans, cel puțin cu un an. În mod normal, funcționarii își găsesc un nou job printr-un program dedicat șomerilor sau pe cont propriu, în mediul privat, sau prin recalificare pentru alte joburi.
CursDeGuvernare.ro:
În ceea ce privește percepția în rândul cetățenilor: în România, sunt anumite categorii de oameni mai reticente la noile tehnologii. Cum a instruit și educat Estonia cetățenii pentru a fi accepta digitalizarea?
Margus Noormaa:
Procesul de educare a început la mijlocul anilor 90 cu un program introdus în școli – „Tiger Leap” (n.r.: care a introdus internet și dotare cu computere în toate școlile, inclusiv laboratoare. Mai multe informații, aici.)
Următorul pas a fost „village road” – la finalul anilor ’90 – care a vizat introducerea conexiunii la Internet în toate instituțiile publice și bibliotecile, chiar și cele din mediul rural.
În corelație cu aceste programe, au existat câteva programe educaționale pentru șomeri și pensionari. Acestea i-au învățat cum să utilizeze computerul și cum să acceseze diferite servicii pe Internet. Mai târziu, după emiterea cardului e-ID, cursurile pentru cetățeni au inclus competențe de utilizare a cardului pentru serviciile electronice – e-Services.
De asemenea, au fost numeroase campanii în mass-media, pe TV, Radio, ziare, online media, despre noile servicii electronice și cum pot fi accesate, inclusiv utilizarea cardului eID. Dat fiind că oamenii erau deja familiarizați cu zona de e-banking, fiindcă majoritatea băncilor au introdus internet banking în a doua jumătate a anilor 90, adoptarea noilor tehnologii de către populație a fost un proces destul de lin.
CursDeGuvernare.ro:
Cum ați gestionat dv, la nivelul factorilor de decizie, costurile în ceea ce privește digitalizarea în sectorul public? Care au fost principalele surse de finanțare: fonduri UE, parteneriate public-privat, bugetul de stat, altele?
Margus Noormaa:
Toate cele pe care le-ați menționat, dar în principal bugetul de stat. Mai târziu, odată cu aderarea la UE, fondurile europene au devenit component esențială. Ideea principal a fost să ne autosusținem. Aceasta înseamnă ca, prin modernizare, administrația să arate cât de multe resurse, inclusiv financiare, va economisi anual.
A fost, și încă este, greu să obții fonduri pentru un proiect care nu taie costuri și nu contribuie la economisirea unor bani. Așadar, modernizarea a trebuit realizată în așa fel încât administrația publică să poată funcționa cu bugetul existent sau chiar un buget mai mic.
CursDeGuvernare.ro:
În ceea e privește digitalizarea, ați putea menționa o sumă globală investită, în ultimii 18 ani?
Margus Noormaa:
Este greu de menționat cifra exactă, pentru că multe proiecte au fost realizate în corelație cu alte proiecte de reformare. De asemenea, situația economică a suferit schimbări majore în ultimile două decenii, prin urmare multe lucruri sunt astăzi de sute sau de mii de ori mai scumpe. Costul unul proiect de reformare administrativă poate varia între 10.000 euro și până la peste 1 milion de euro. Pe parcursul a două decenii, investițiile au ajuns cu siguranță la miliarde de euro.
Dar dacă calculăm cât de mult a economisit administrația publică implementând aceste sisteme în perioada de timp la care ne referim, putem spune că deja au fost compensate aceste cheltuieli. Dat fiind că majoritatea proiectelor sunt realizate de companii estoniene, considerăm aceste sume ca fiind investiții în economia națională și nu ca fiind extra-costuri pentru modernizarea administrației. Toată lumea câștigă!
CursDeGuvernare.ro:
Care sunt recomandările dv principale pentru guverne precum cel al României unde digitalizarea este încă în fază incipientă? Primii pași necesari.
Margus Noormaa: Pentru început, schimbul de date trebuie implementat – atât din punct de vedere tehnic, cât și al cadrului legal. Dacă nu există cadre tehnice și legale, atunci nu va fi interoperabilitate și nici posibilitatea de automatizare a proceselor.
Al doilea pas ar fi automatizarea proceselor care, în acest moment, sunt realizate pe hârtie, de funcționari. Deci, în loc de hârtii, datele trebuie să circule de la o instituție la alta, și multe decizii de proces pot fi luate de sistemele informatice și în cadrul acestor sisteme. De exemplu, nu este necesar ca un funcționar să verifice dacă anumite câmpuri sunt completate sau nu. Puteți păstra procesele care sunt utile, dar elimina posibilitatea erorilor umane din aceste procese – este mai eficient și consumă mai puțin timp.
Din perspectiva utilizatorilor, instrumentele vitale sunt autentificarea electronică și instrumentele pentru semnătură digitală. Simplitatea ar trebui să fie un scop: un instrument, două funcții.
În ceea ce privește utilizarea semnăturilor digitale, este esențial ca instrumentul să fie de tipul EU Qualified Signature (QES). Acest tip de semnături sunt incluse în sistemul reglementat al Uniunii Europene și au aceeași valoare precum semnătura de mână. Mai puțin, înseamnă mai bine: implementând numai un tip de semnătură, vor fi mai puține detalii de gestionat ulterior și este mai clar și mai simplu pentru utilizator, adică nu va trebui să se gândească ce tip de semnătură să utilizeze în funcție de anumite procese.
Semnătura QES este esențială în cadrul digitalizării unei țări. Fără aceasta, majoritatea proceselor în administrația publică rămân pe hîrtie sau nu pot fi automatizate complet. Este ceea ce am văzut în cadrul multor țări UE, unde semnătura QES nu este adoptată.
În termeni de automatizare, este nevoie de schimbări în reglementări, dar schimbarea tuturor reglementărilor ar putea să necesite decenii întregi, sau nu s-ar face deloc. Având semnătura QES ca metodă standard în cadrul proceselor digitale ar elimina aspectele legale și ar capacita implementarea proceselor automatizate complete.
