Pentru relația stat-cetățean, cel mai semnificativ indicator de satisfacție este cel al gradului de digitalizare al serviciilor publice și, dată fiind situația României, apare o întrebare simplă: de ce nu avansăm în clasamentele privind serviciile publice digitale în condițiile în care statul are la dispoziție suficiente resurse pentru a-și rezolva problemele?
România este, cumva, o țară la extreme. Suntem unul dintre cele mai promițătoare huburi de IT din regiune, cu una dintre cele mai bune acoperiri și conexiuni la internet din UE. 80,7% din populația țării folosește internetul, iar dintre aceștia, 97% dețin un smartphone. În același timp, în România, mai mulți oameni au un telefon mobil decât o toaletă în casă, întrucât doar 75,8% dintre locuitorii țării au acces la o toaletă în interiorul locuinței.
Suntem țara de origine a celui mai cunoscut unicorn din domeniul automatizărilor și totodată avem cea mai nedigitalizată administrație din Europa. Părem încremeniți pe ultimele locuri în toate statisticile și rapoartele care măsoară nivelul de utilizare a noilor tehnologii și a aplicațiilor informatice de către administrația publică centrală și locală în scopul eficientizării activității aparatului administrativ și a creșterii calității serviciilor publice. Avem cea mai scăzută performanță în ceea ce privește serviciile publice digitale.
Nu avem o statistică a orelor pe care un om le dedică interacțiunii cu instituțiile publice pentru a-și plăti taxele sau pentru a-și rezolva diverse alte probleme în relație cu statul. Știm că unele studii arată că o companie medie are nevoie de 163 de ore pe an doar pentru a-și plăti taxele. Dacă ne raportăm la o zi normală de lucru, de 8 ore, înseamnă puțin peste 20 de zile dintr-un an doar pentru plata taxelor, fără a lua în calcul celelalte obligații.
Toate studiile, rapoartele, indicii de digitalizare arată că administrația publică din România este încă prea puțin prezentă în mediul online. Petrecem în medie 7 ore și 26 de minute pe internet în fiecare zi, atât pe telefonul mobil, cât și pe laptop sau calculator. Totuși, prea puțin din acest timp este dedicat interacțiunii cu o instituție publică. Parte pentru că multe dintre serviciile publice nu sunt digitalizate, parte pentru că oamenii sunt obișnuiți cu mersul tradițional la ghișeu.
În ultimii ani, interacțiunea facilă cu prietenii, cu platformele de socializare și aplicațiile de ecommerce au creat pentru mulți dintre noi un anume tip de comportament și așteptarea ca raporturile cu instituțiile publice să fie la fel de facile, iar oamenii să își rezolve treburile la fel de repede și de ușor cum fac orice altceva. Și de ce nu am putea să obținem un certificat sau o adeverință la fel de simplu cum ne comandăm un rucsac sau niște cărți online?
Soluție de digitalizare pentru administrația publică
Birocrația din administrația publică este puternic blamată și este considerată cauza tuturor relelor. Oamenii sunt tracasați de procedurile opace, de accesul greoi la informații și la servicii publice. O platformă ca Dynamic DOX® creează o legătură directă între oameni, instituții și companii și îi ajută să colaboreze mai eficient. Tehnologia permite lărgirea accesului la serviciile publice, îmbunătățește efortul autorităților și ajută la creșterea eficienței guvernării.
Dynamic DOX® împreună cu portalul online facilitează tranziția către un nou model de administrație publică, unul construit pe baza unor interacțiuni colaborative între public și sectorul administrativ, pentru egalizarea accesului la serviciile publice și reducerea costurilor. Prin portalul de eguvernare Dynamic DOX® cetățenii interacționează mai ușor cu instituțiile publice. Fără a se deplasa la sediul instituției și fără a sta la coadă, cetățenii pot solicita online eliberarea de certificate, avize, adeverințe sau alte documente oficiale, pot cere informații, depune sesizări sau petiții. Totodată, prin modulul dedicat proceselor interne, operațiunile complexe sunt automatizate și preluate de platformă, oferind mai multă sistematizare și eficientizând activitatea instituțiilor. Este redus dramatic timpul alocat proceselor și sarcinilor organizaționale, cum ar fi inițierea și aprobarea cererilor, informări privind starea lor, raportarea, auditul sau accesarea diferitelor informații stocate. Acest lucru îmbunătățește considerabil productivitatea și aduce cu sine importante economii de timp și de bani.
Cât ne costă birocrația?
Dacă presupunem un salariu mediu brut de 1750 EUR (conform datelor INS din decembrie 2020) la care se adaugă 350 EUR (20%) costuri generale de funcționare, cheltuieli administrative, regie, chirii ș.a.m.d., instituția are un cost lunar cu salarizarea de 2100 EUR/angajat și un cost anual de 25.200 EUR/angajat. Să presupunem că fiecare dintre angajații unei instituții publice petrece cel puțin 2 ore în fiecare zi cu diverse proceduri birocratice și așteptând aprobări, respectiv 25% din timp. În acest scenariu, pe care îl considerăm chiar optimist, instituția are un cost anual al birocrației de 6.300 EUR/angajat.
Evaluat în termeni de timp pierdut cu procedurile birocratice, într-un an cu 225 de zile lucrătoare, cele două ore pe zi se adună până la un total de 450 de ore. La un program obișnuit de lucru de 8 ore pe zi, cele 450 de ore înseamnă aproximativ 56 de zile pierdute cu birocrație și proceduri operaționale.
O instituție publică cu 100 de angajați, care alege să își digitalizeze procesele cu Dynamic DOX® va economisi 630.000 EUR pe an și va câștiga peste 5625 de zile de muncă, timp și bani pe care îi poate investi pentru a ușura munca angajaților din sectorul administrativ și creșterea calității serviciilor oferite. Urmând același raționament, o instituție cu 250 de angajați va economisi 1.575.000 EUR prin digitalizarea cu Dynamic DOX®, peste 1.5 milioane de euro care ar putea fi folosiți pentru a aduce mai multă valoare în administrația publică. Pentru instituțiile de mari dimensiuni, cu aparate administrative care ajung la 1600 de angajați, economiile sunt impresionate și depășesc 10 milioane de euro anual. Orice instituție publică sau companie privată poate face foarte ușor acest exercițiu de a calcula cât o costă în timp și bani procedurile birocratice prin accesarea calculatorului Dynamic DOX®.
Ne dorim cu toții o administrație publică modernă, capabilă să genereze servicii publice competitive, investiții și politici eficiente. Pentru a îndeplini acest rol, administrația publică are nevoie de resurse umane suficiente și bine gestionate, dar și de reorganizarea proceselor și procedurilor în vederea îmbunătățirii calității rezultatelor livrate către cetățeni. Acest lucru nu este realizabil în afara integrării noilor tehnologii.
Implementate coerent, serviciile publice digitale ajută cetățenii, agenții economici și ceilalți actori sociali să aibă o interacține mai facilă cu instituțiile publice, procedurile sunt mai rapide și, foarte important, costurile ar fi mult mai mici. Dacă ne uităm la alte țări din UE, potențialul de economisire prin digitalizare este foarte mare. Danemarca a realizat într-un an o economie de 150 milioane EUR la bugetul de stat si de 50 milioane EUR la nivelul companiilor, doar prin implementarea unui sistem de facturare electronică. Dacă facturarea electronică ar fi standardul la nivelul întregii UE, economiile anuale ar putea ajunge la 50 de miliarde EUR. Un alt exemplu este Italia, care a redus cheltuielile cu 3 miliarde EUR prin sisteme de e-procurement.
Peisajul digitalizării din România începe să se schimbe. Parte sub presiunea pandemiei, dar în principal pentru că schimbările din societate și așteptările oamenilor reclamă adoptarea noilor tehnologii la nivelul mecanismelor de guvernare. Integrarea noilor tehnologii este încă inegală, însă avem potențialul de a recupera decalajul. România dispune de infrastructura fizică de comunicații, avem una dintre cele mai bune conexiuni la internet, o rețea fiabilă, la prețuri decente și este și foarte avantajată de o piață internă prolifică în materie de tehnologie. Mihai Matei, CEO Essensys Software, compania care a dezvoltat Dynamic DOX.
Dynamic DOX® este un produs românesc dezvoltat de Essensys Software. Essensys este un furnizor premium de soluții software și servicii end-to-end cu o experiență de 16 ani, atât pe piața internă, cât și la nivel internațional.
Pe lângă web, cloud și mobile, portofoliul companiei include și servicii GIS. O îmbinare strategică de competențe tehnice care ne oferă o poziție privilegiată în piață, fiind printre puținii furnizori de software care pot oferi soluții integrate ce cuprind aplicații mobile, cloud și GIS.
***
