Once only – digitalizarea: un principiu care ar putea genera economii de 180 milioane euro anual. 3 exemple foarte concrete

Implementarea principiului ”once only” (doar o singură dată – n.red) este o chestiune asumată la nivel european în domeniul e-guvernării, iar România trebuie să se alinieze acestui principiu.

”Once only” înseamnă, în esență, că odată ce o instituție a statului a preluat sau creat date despre cetățean sau companie, nicio altă instituție a statului nu mai are voie să le ceară.

Pentru ca acest lucru să se poată întâmpla, administrația publică trebuie să asigure partajarea și reutilizarea datelor, cu respectarea reglementărilor privind protecția datelor cu caracter personal.

Simplificarea interacțiunii cu autoritățile și a autorităților între ele are și un important impact macroeconomic asupra mediului de afaceri, experții EY Romania calculând că aceasta ar putea genera economii de aproximativ 180 milioane euro, anual.

EY România a finalizat proiectul ,,Stabilirea cadrului de dezvoltare a instrumentelor de e-guvernare”, al cărui beneficiar este Autoritatea pentru Digitalizarea României (ADR), în parteneriat cu Secretariatul General al Guvernului (SGG).

”Once only” este un proiect asumat de ADR, care ar putea fi implementat într-un orizont de timp direct proporțional cu gradul de voință politică manifestat de guvern.

De unde plecăm

Din punct de vedere legislativ, schimbul de date și documente între unele instituții publice este reglementat în mod expres doar pentru situații specifice.

Agenția Națională de Administrare Fiscală, de exemplu, are obligația de a transmite Casei Naționale de Pensii Publice informațiile necesare stabilirii stagiului de cotizare realizat și a punctajului lunar, în vederea acordării prestațiilor de asigurări sociale.

Informațiile necesare, precum și procedura de transmitere a acestora, se stabilesc prin protocol încheiat între cele două instituții.

Unde ar trebui să ajungem: 3 exemple foarte concrete

În elaborarea Propunerii de politică publică, echipa EY România a identificat, analizat și optimizat, pentru a deveni digitale, toate procesele din toate instituțiile publice care susțin cele „36 de evenimente de viață”.

Exemple:

Obținerea permisului de conducere auto. Situația curentă:

Serviciul public se află în competența Serviciilor Publice Comunitare Regim Permise de Conducere și Înmatriculare a Vehiculelor (SPRPCIV) și a Direcției Regim Permise de Conducere și Înmatriculare a Vehiculelor (DRPCIV)

• DRPCIV publică online materiale de informare pentru serviciul public, oferă posibilitatea de descărcare formulare tipizate, oferă posibilitatea programării la ghișeu pentru depunerea actelor în vederea emiterii permisului de conducere, oferă posibilitatea plăților online
• Documentele necesare furnizării serviciului public se depun în format fizic
• Solicitantul/beneficiarul prezintă informații de la mai multe entități precum: DEPABD, MS/CNAS, ARR, Direcția Cazier Juridic.
• Etapele principale ale serviciului public sunt: programarea online a cetățenilor în vederea depunerii documentelor necesare obținerii permisului de conducere, prezentarea la ghișeu cu documentele necesare, completarea cererii tip de către personalul instituției conform datelor solicitantului, inclusiv metoda preferată de livrare, efectuarea plății aferente eliberării permisului de conducere auto, efectuarea fotografiei, înmânarea permisului către solicitant.

Posibila situație viitoare:

• Solicitantul completează digital cererea de eliberare permis de conducere auto
• Verificarea informațiilor din solicitare de către SPRPCIV/DRPCIV (după caz) se va realiza electronic, prin asigurarea accesului prin interoperabilitate la o serie de registre/baze de date deținute de instituții/autorități precum: DEPABD, MS/CNAS, ARR, Direcția Cazier Juridi
• Solicitantul este informat în format electronic asupra stadiului cererii sale (în diverse momente ale procesului)
• Solicitantul este notificat în format electronic cu privire la necesitatea achitării contravalorii permisului de conducere auto
• Solicitantul achită online contravaloarea permisului de conducere auto și recepționează confirmarea plății. Confirmarea plății se recepționează online și de către SPCRPCIV/DRPCIV
• Solicitantul efectuează programarea online pentru a se prezenta la SPCRPCIV unde a trimis cererea de eliberare permis de conducere auto
• SPCRPCIV transmite în format electronic către HUB servicii MAI informația în vederea actualizării bazei de date.

Înregistrarea unui autovehicul. Situația curentă:

Serviciul public se află în competența Serviciilor Publice Comunitare Regim Permise de Conducere și Înmatriculare a Vehiculelor (SPRPCIV) și a Direcției Regim Permise de Conducere și Înmatriculare a Vehiculelor (DRPCIV)

• Dosarul și cererea vizând înregistrarea unui autovehicul se depun în format letric
• Solicitantul/beneficiarul prezintă informații de la mai multe entități precum: DEPABD, RAR, ANAF, DTIL, ASF. Etapele principale ale serviciului public sunt: etape preliminare- omologara individuală,eliberarea cărții de identitate a vehiculului și a certificatului de autenticitate de către RAR, declararea și impunerea mijlocului de transport la DTIL; în cadrul SPCRPCIV: programare online pentru vizită, depunerea documentelor necesare în vederea înmatriculării în format fizic, efectuarea plății pentru plăcuțele de înmatriculare, procesarea cererii, eliberarea certificatului și a plăcuțelor de înmatriculare
• Printre documentele care pot fi descărcate de pe web-site ul DRPCIV se numără: fișă înmatriculare, cerere înmatriculare.

Posibila situație viitoare:

• Solicitantul completează digital cererea de înregistrare a unui autovehicul
• Verificarea informațiilor din solicitare de către SPCRPCIV/DRPCIV (după caz) se va realiza electronic, prin asigurarea accesului prin interoperabilitate la o serie de registre / baze de date deținute de instituții/autorități precum: DEPABD, RAR, ANAF, DTIL, ASF
• Solicitantul este informat în format electronic asupra stadiului cererii sale (în diverse momente ale procesului)
• Solicitantul este notificat în format electronic cu privire la necesitatea achitării contravalorii certificatului și plăcuțelor înmatriculare vehicul
• Solicitantul achită online contravaloarea certificatului și plăcuțelor înmatriculare vehicul și recepționează confirmarea plății. Confirmarea plății se recepționează online și de către SPCRPCIV/DRPCIV
• Solicitantul efectuează programarea online pentru a se prezenta la SPCRPCIV în vederea ridicării plăcuțelor înmatriculare vehicul
• Certificatul se eliberează (și) în format electronic. SPCRPCIV transmite în format electronic către HUB servicii MAI informația în vederea actualizării bazei de date.

Cumpărarea unei case. Situația curentă:

Serviciul public se află în competența principală a Agenției Naționale de cadastru și Publicitate Imobiliară (ANCPI).

• Serviciul public, la nivelul general național, este puțin digitalizat (mai degrabă nivelul 2 de sofisticare digitală)
• Solicitantul/beneficiarul prezintă informații de la mai multe entități precum: DEPABD, ANAF.
• Etapele principale ale serviciului public sunt: semnarea contractului de vânzare-cumpărare de către cumpărător și vânzător în prezența notarului, înregistrarea contractului de vânzare-cumpărare în Registrul de Carte Funciară, demararea activităților de către cetățean pentru înregistrarea pentru plata taxelor aferente proprietății
• Dacă imobilul este monument istoric trebuie îndeplinită procedura de preempțiune.

Posibila situație viitoare:

• Transmiterea la OCPI, în format electronic, de către notar a cererii de intabulare și a contractului de vânzare cumpărare sub semnătură electronică
• Verificarea documentației aferente contractului de vânzare-cumpărare de către angajatul OCPI se va realiza electronic, prin asigurarea accesului prin interoperabilitate la o serie de registre / baze de date deținute de instituții/autorități precum: DEPABD, ANAF
• Atât cetățeanul (cumpărătorul), cât și notariatul primesc în format electronic un extras de carte funciară cu modificările efectuate
• Dacă imobilul este monument istoric și MC trebuie să primească o informare cu datele noului proprietar.

Cum funcționează în alte state

Aplicarea principiului „o singură dată” se întâlnește deja la nivelul unora dintre statele membre UE. În Estonia, de exemplu, 99% dintre serviciile publice sunt furnizate prin mijloace electronice, bazele de date ale administrației publice sunt interoperabile, astfel încât cetățeanului să îi fie solicitate datele o singură dată.

Un alt exemplu este Spania, care a lansat în 2007 Platforma națională de intermediere a datelor, pentru publicarea și consumarea serviciilor privind schimbul electronic de date cu scopul de a fi reutilizate de întreaga administrație publică.